+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Официальное письмо об отправке документов почтой

Составление сопроводительного письма — это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как отправить заказное письмо

Сопроводительное письмо

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат. В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача — так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени. Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами.

Недостатки такого подхода очевидны:. Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:.

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание. В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www. Кроме регламентов, сотруднику, занимающемуся отправкой почты, могут оказаться полезными следующие телефоны:.

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые. Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик.

В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое — опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено. Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам.

А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте. Основной вид регистрируемой корреспонденции — заказные письма и бандероли [1]. В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись. Дополнить заказное отправление можно описью вложения.

Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией.

Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов. Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма.

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений см. Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю.

Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота СЭД.

Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату. Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:.

На рис. Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма.

Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию.

В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания. Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате. Теперь необходимо ввести уникальный код почтовый идентификатор , который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме графа 3. Код состоит из 14 цифр. Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода.

Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале Пример 2. Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде например, в MS Excel. Цель создания этого журнала — возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:. Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид. Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню — Закрепить верхнюю строку рис. Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке — Фильтр рис. В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки — это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию рис.

Программа найдет и выделит нужную ячейку. Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом.

По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте Пример 3. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с до и с до в сокращенные и предпраздничные дни —тдо Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса если дается ответ на запрос.

К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно.

Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после после в сокращенные рабочие дни.

При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений Приложение 5 , после чего конвертируется. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений Приложение 6.

Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу. Так, договор на двух листах будет отправлен письмом, а такой же договор на пятнадцати листах — бандеролью. Далее в рамках статьи мы будем называть все почтовые отправления письмами.

Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Все документы и контакты можно найти на сайте почты или позвонив по телефону горячей линии. Обратите внимание! Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Письма и документы для деловых партнеров: отправляем правильно

Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов. С помощью делового письма можно не только вести переписку с партнерами, но и создать имидж компании. Написание делового письма является связующим звеном как между отделами компании, так и между учреждениями, юридическими и физическими лицами. Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами. Деловое письмо является официальным обращением, но оно не исключает дополнительного устного обращения по одному и тому же вопросу. Деловое письмо подразумевает письменный ответ от контрагента, что является важным для компании документом например: официальное соглашение обо всех условиях сделки.

Письмо-запрос о предоставлении документов и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту.

Образец письма-запроса

Официальное письмо — это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами. Открыть и скачать онлайн. Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках — это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус. В частности, в бланках всегда должно быть:. То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям. При этом следует иметь ввиду, что официальные письма — единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Письмо-запрос

Письмо-запрос — особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:. Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе. Открыть и скачать онлайн.

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Письма лично на почту ношу…

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. С опроводительное письмо — это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть. Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя.

Деловое письмо: как правильно составить + образец

Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема — письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы , там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье. Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т. На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ.

Письмо-запрос о предоставлении документов и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту.

Как правильно написать деловое письмо

Календарь бухгалтера Проверка контрагента Трудовой кодекс Налоговый кодекс. Автор PPT. Письма и документы для деловых партнеров: отправляем правильно. Способы и юридические тонкости того, как нужно отправлять своим деловым партнерам ту или иную корреспонденцию, чтобы в дальнейшем арбитражный суд, при возникновении возможных споров, мог принять ее в качестве доказательства.

Сопроводительное письмо к документам

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат. В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

.

Как написать официальное письмо

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как писать понятно и по-человечески
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.